Program bilangan kelipatan 3

Review paper : The Project Management Office: Aligning Strategy & Implementation

Jika suatu organisasi memiliki strategi yang bagus tetapi tanpa proyek dan program yang jelas untuk mengeksekusinya maka tetap tidak akan dapat dijalankan/gagal.

PMO membatu untuk memilih proyek yang sesuai dengan strategi organisai.

Tidak semua organisasi membutuhkan PMO, tetapi terdapat tanda-tanda yang dapat dijadikan indikasi jika suatu organisasi sudah perlu mempertimbangkan untuk menggunakan PMO.

Ciri sebuah organisasi membutuhkan PMO diantaranya adalah :

·         Organisasi tidak memiliki manajemen yang jelas        

·         Organisasi kesulitan dalam mengumpulkan informasi terkait perkembangan proyek

·         Tujuan proyek secara konsisten tidak selaras

·          dengan tujuan bisnis

PMO memiliki lima kerangka umum yaitu :

·         Business unit PMO: Menyediakan layanan terkait proyek untuk mendukung divisi dalam organisasi

·         Project-specific PMO: Menawarkan layanan terkait proyek sebagai entitas sementara untuk mendukung proyek atau program tertentu.

·         Project support controls office: Memulai proses untuk terus menerus mendukung manajemen proyek, program, atau portofolio organisasi.

·         Enterprise PMO: Bertanggung jawab atas penyelarasan proyek dan program dengan strategi perusahaan.

·         PMO center of excellence: Mendukung pekerjaan proyek dengan melengkapi organisasi dengan standar dan alat untuk mengirimkan proyek dengan lebih baik.

PMO bertanggung jawab untuk menetapkan strategi manajemen proyek organisasi dan berfokus pada peningkatan proses yang terkait dengan tujuan organisasi, seperti menumbuhkan bisnis, pindah ke pasar baru dan meningkatkan tanggung jawab sosial.

Fujitsu juga memiliki PMO di semua unit bisnis utamanya untuk memastikan mereka mematuhi tata kelola dan standar dan bahwa proyek mereka memenuhi jadwal, anggaran, dan sasaran kualitas. Untuk perusahaan besar seperti Fujitsu, yang sewaktu-waktu dapat memiliki hingga 800 proyek senilai £ 600 juta, jaringan PMO seperti itu membantu menjaga hal-hal dapat dikelola.

Jika tim eksekutif pada suatu organisasi tidak melibabtkan PMO dalam penyusunan strategis maka PMO itu sendiri tidak akan dapat memberikan hasil yang maksimal bagi organisasi.

Sangat penting bagi PMO berada pada level yang tinggi pada suatu organisasi karena hal ini dapat membantu eksekutif dalam memutuskan proyek mana yang akan diluncurkan, dipercepat, ditunda atau ditutup jika prioritas organisasi bergeser.

Staff  PMO harus memiliki pemahaman yang kuat terkait tools dan praktik managemen proyek. Selain itu direkomendasikan agar organisasi dapat mencati tim yang mahir dalam pengendalian biaya, perencanaan, penjadwalan, estimasi biaya, manajemen kontrak, manajemen resiko, dan pengadaan proyek.

Staff PMO juga harus memiliki pemahaman yang kuat terkait bisnis, kepemimpinan dan keterampilan membuat keputusan.

Staff  PMO harus dapat membantu tim dalam memahami tujuan strategis organisasi dan melengkapi mereka dengan tools untuk medeliver proyek dan program yang selaras dengan tujuan tersebut.

PMO pada suatu organisasi perlu membandingkan diri dengan organisasi lain, agar mengetahui berada diposisi mana posisi organisasi tersebut jika dibandingkan dengan organisasi yang lainya.

Tidak semua organsisasi membutuhkan PMO, menghadirkan PMO pada organisasi bukan suatu solusi cepat hanya agar permasalahan yang ada dalam proyek dan ptogram organisasi cepat terselesaikan. Berdasarkan laporan dari The Pulse menyebutkan bahwa hanya 33 responden yang mengatakan PMO pada organisasi mereka memberikan kontribusi penuh nilai bisnis organisasinya.